一看就懂！從NG到OK！制霸職場的簡報‧資料表達術 図解 見せれば即決！資料作成術

作者簡介

天野暢子
e.Presen負責人，簡報諮詢顧問。
一九六二年生於廣島市。廣島修道大學畢業後，曾擔任廣告公司媒體公關、業界報刊記者、大型遊戲製造商宣傳公關等。二○○六年自立門戶，以「簡報諮詢顧問」的身分，提供以簡報為主的顧問服務。經手過的簡報個案，立場不限「提案者」或「評選者」，總計多達一千件以上。
擅長製作簡報資料、比稿資料、營業資料、提案書、企劃書、新聞稿等商業資料。長年從事電視新聞節目校對、電視畫面設計監製等工作，常把電視畫面的瞬間呈現和表達手法運用於簡報之中。不用開口說明，單憑資料就過關的輔導個案不計其數。廣島修道大學講師（簡報論）。東京藝術大學研究所美術研究系在學中。
著作包括《簡報的藝術》（大樂文化）、《不必說話就贏的簡報術》（天下文化）等多數。


譯者簡介

簡琪婷
輔仁大學食品營養系畢業，後赴日進修日文及空間設計課程，返國後長年從事日文應用相關工作，曾經手日劇節目及小說文學、生活實用等書籍之翻譯。作品包括弘兼憲史著作《課長島耕作成功方程式》系列、柳田邦男著作《犧牲》、相川秀希著作《一定做得到！超強藍筆記憶法》、南雲吉則著作《為什麼一流人才的專注力能持續一整天？》等，目前為專職自由譯者。

推薦  請以終為始，優先思考簡報的目的與結論

前言  資料本身就是一份簡報

 

第1章  資料製作的第一步是思考「目的和架構」

1-01事前確認  製作資料前，先確認目的及提交對象

1-02資料的目的  除了「最終目標」之外，還要確立「本次目標」

1-03資料的用途  根據資料用途為說明或提交，用於公司內部或外部，因應調整內容

1-04紙張的大小與張數  少於十張A4紙為可讀取的鐵則

1-05架構的基本  以6W2H說明左右決策的重點資訊

1-06封面  活用視覺圖像設計封面，讓對方秒懂內容

1-07目次  以目次導覽全文，直到結尾

1-08扉頁  插入扉頁區隔章節，整理閱讀者的思緒

1-09說故事  資料開頭先以一句話告知結論

1-10根據  讓佐證的數據成為最堅強的後盾

1-11金額和利益  突顯超值感，藉此誘惑對方

1-12計畫  藉由進度表的「透明化」，賦予對方安心感

1-13個人簡介  專有名詞加數字，提高個人簡介的可信度

1-14格式  以自訂範本從眾多其他資料中脫穎而出

1-15著作權  一邊捍衛版權，一邊建立品牌形象

 

COLUMN  由交件截止時間點反推，決定資料的精細度

 

第2章  讓資料立即拍板定案的專業「寫作」技巧

2-01標題①  以一行字擬訂得以洞悉內容的標題

2-02標題②  附加閱讀者的利益和數字

2-03副標題  將標題一分為二，看起來更清楚

2-04頁面標題  讓對方光憑瀏覽單元標題，就能了解全貌

2-05內文①  每一頁只傳達一個訊息

2-06內文②  縮減字數，讓對方秒懂內容

2-07內文③  以「名詞結尾句型」撰寫，而非「丁寧體」

2-08客製化  加入專有資訊，讓對方覺得「這是特別為我準備的資料」

2-09條列式寫法  以條列式撰寫冗長艱澀的文章，讓對方瞬間秒懂

2-10數字化  以數字魔法讓訴求力驟升

2-11三大主題化  如果能濃縮成三項來表達，將使對方牢記在心

2-12單句化  費心備妥永久性的單句與一次性的單句

 

COLUMN  頁首、頁尾是資料的導引

 

第3章  讓NG資料變成OK資料的「編輯」要領

3-01字型  排除文字亂碼問題及不協調感的字型挑選心得

3-02字型大小  濃縮為三種字級，提高資料的易讀程度

3-03文字的強調  不宜設定底線和斜體，以改變字型或色彩加以強調

3-04數字  數字一律靠右對齊個位數

3-05英文  不要隨意穿插英文，原則上統一使用中文

3-06符號①  區分活用標點符號和其他符號，藉此正確傳達文章內容

3-07符號②  善用符號，便能瞬間傳達，減少字數

3-08換行和空白  活用微妙的空白，確實傳達意涵

 

COLUMN  為資料增添亮點的手寫字活用法

 

第4章  對設計一竅不通，也能著手「編排」的訣竅

4-01配色  把色彩濃縮為三色，將能打動對方

4-02線條  只是改變線條種類和粗細，圖解就變得截然不同

4-03頁面背景  彩色背景阻礙資訊傳達

4-04留白  活用留白，突顯資訊

4-05外框線  只是取消外框線，資料的「外觀」立即改變

4-06陰影和漸層  在平面資料中，展現高雅的立體感

4-07視線走向  橫書資料以「Z型」配置為鐵則

4-08版面配置  左為過去，右為未來，光憑版面配置就能讓對方秒懂

4-09整齊排列  只要對齊排列，就能讓對方感覺穩定放心

 

COLUMN  費心構思說明文字，讓視覺圖像深植人心

 

第5章  強化數字訴求力的「表格與圖表」製作方法

5-01表格①  活用表格，整理各類資訊

5-02表格②  活用框線．儲存格，讓表格充滿層次感

5-03表格③  善用「隱形線」， 提升表格的視覺效果

5-04圖表的選用方式  圓餅圖、長條圖、折線圖……圖表可以這樣區分活用

5-05圓餅圖①  以圓餅圖說明整體中的各項占比

5-06圓餅圖②  想要強調的項目，以蛋糕切塊標示

5-07直條圖  以直條圖顯示數值、數量大小

5-08堆疊直條圖和帶狀圖  以兩種圖表比較複數構成占比

5-09橫條圖  以橫條圖說明順位或排行榜

5-10折線圖  以折線圖呈現時序的變化

5-11雷達圖  以雷達圖綜觀整體比例分配

5-12複合圖  以複合圖掌握兩種數據推移

5-13變形圖  如果採用圖像符號，強調重點可藉由視覺傳達

 

COLUMN  報表與圖表的資訊，務必依照預定引導的方向重新排序

 

第6章  沒開口，對方也能秒懂的「圖解」展現方式

6-01圖解  只要於說明中添加視覺效果，就能一目瞭然

6-02圖片  藉由圖片或象形圖，讓人秒懂關聯性

6-03照片①  以照片向閱讀者傳達寫實的印象

6-04照片②  採用多張照片時，務必統一形狀，並且對齊排列

6-05圖解①  以圖案和箭頭顯示事件的關聯性

6-06圖解②  以矩陣圖比較各個項目的「定位點」

6-07圖解③  強調重疊部分時，可採用文氏圖表

6-08螢幕擷取畫面  直接展示螢幕畫面，進行網站說明

 

COLUMN  靈活更換原始資料的標題

 

第7章  結果將隨完成資料後的「後續動作」而不同

7-01檔案類型  如果採用PDF文件，不僅能壓縮檔案大小，文字也不會變成亂碼

7-02列印  資料不要影印，務必採用列印

7-03裝訂方式和製作成冊  由裝訂方式評斷你的工作技巧

7-04郵寄  下點工夫讓對方確實拆開自己的寄送資料

7-05感謝函  於感謝函中附贈額外資訊

 

COLUMN  於預定傳遞的資訊中灌注熱情與誠意

 

附錄

20則即戰力範本

1.公司對外提案書 【PowerPoint／圖表、圖解、表格】

2.集客傳單 【Word／介紹和申請】

3.解答提示 【PowerPoint／翻捲式動畫】

4.專案執行流程 【PowerPoint／實施步驟】

5.專案進度表 【PowerPoint／甘特圖】

6.直書式日程表 【PowerPoint／活用符號】

7.工作分配表 【PowerPoint／組織圖】

8.商品分析 【PowerPoint／定位圖】

9.自家公司分析 【PowerPoint／矩陣圖】

10.口號標語 【PowerPoint／三大重點】

11.業績比較 【PowerPoint／雙座標折線圖】

12.募款傳單 【Word／照片、QR碼】

13.公司內部報告書 【PowerPoint／三張照片】

14.公司內部提案書 【PowerPoint／圖解】

15.活動預算案 【Excel／表格】

16.營業會議 議題 【Word／條列式寫法】

17.營業會議中提案書 【Word／組合式圖表】

18.新聞稿 【Word／黑白列印】

19.招攬入會 【Word／雷達圖】

20.履歷表 【Excel／表格】

 
結語 不變的是對於資料的用心